Kort antwoord: een AI-implementatie voor een mkb-bedrijf kost in 2026 tussen € 1.950 en € 25.000. Een instap-automatisering van twee weken begint bij € 1.950, een pilot met één proces rond € 3.950 tot € 6.500, een volledige implementatie met meerdere koppelingen rond € 6.500 tot € 15.000, en een eigen app of portaal vanaf € 9.500. Daarna betaal je € 195 tot € 750 per maand voor beheer.
De vraag “wat kost AI” is ongeveer net zo behulpzaam als “wat kost een verbouwing”. Het antwoord hangt af van wat je wilt laten doen, hoe je systemen eruitzien en hoeveel er mis mag gaan. Toch is er wel een bandbreedte, en die is kleiner dan veel bureaus doen voorkomen.
Wat je betaalt, per onderdeel
| Onderdeel | Wat het is | Bedrag |
|---|---|---|
| Kansenkaart | Procesanalyse en businesscase, één week | € 750 (verrekend bij opdracht) |
| Instap-automatisering | Eén taak, geen koppelingen, twee weken | € 1.950 – € 2.950 |
| Pilot | Eén proces werkend, één koppeling, opleiding | € 3.950 – € 6.500 |
| Implementatie | Meerdere processen of koppelingen, productiewaardig | € 6.500 – € 15.000 |
| App of portaal | Eigen applicatie met login en rollen | € 9.500 – € 25.000 |
| Onderhoud | Monitoring, updates, kleine wijzigingen | € 195 – € 750 per maand |
| Hosting | Europese server, back-ups | € 15 – € 40 per maand |
| Modelkosten | Verbruik van het taalmodel | € 10 – € 150 per maand |
Die laatste twee posten zijn de enige die echt variabel zijn, en ze zijn zelden de reden dat een project duur wordt. In de praktijk zit 85 tot 90 procent van de kosten in het werk van mensen: proces uitzoeken, koppelingen bouwen, testen en uitleggen.
Waarom de verschillen zo groot zijn
1. Het aantal koppelingen
Een assistent die een e-mail leest en een concept antwoord maakt, is een klein project. Een assistent die datzelfde doet en de gegevens wegschrijft in je boekhoudpakket, je voorraad bijwerkt en een pdf in je huisstijl maakt, is drie keer zo groot. Elke koppeling heeft eigen regels, eigen foutgevallen en eigen uitzonderingen. Vraag altijd hoeveel koppelingen er in een prijs zitten, en wat een extra koppeling kost.
2. De kwaliteit van je data
AI is niet magisch: het werkt met wat er in je systemen staat. Artikelnummers die niet kloppen, klantnamen die drie keer verschillend gespeld zijn, offertes in vijf verschillende formats — dat moet eerst opgeruimd worden. Bij een bedrijf met een strak systeem kost dat een dag, bij een bedrijf met twintig jaar aan losse Excel-bestanden twee weken.
3. Het leveringsmodel van de leverancier
Dit is de grootste factor. Een bureau met een team van vijf, een projectmanager en een verplichte ontdekkingsfase rekent honderd tot driehonderd uur voor een eerste versie. Een kleine studio met moderne tooling doet hetzelfde in zestig tot tachtig uur. Het verschil zit niet in kwaliteit, maar in overhead: vergaderingen, overdrachten en mensen die op elkaar wachten.
4. Hoeveel er mis mag gaan
Een interne tool die een concept-offerte maakt, mag fouten maken — een mens controleert. Een tool die zelfstandig orders in een voorraadsysteem wegzet, mag dat niet. Die eis kost logging, foutafhandeling, een noodrem en uitgebreid testen, en dat is vaak 30 tot 40 procent van het budget.
Een rekenvoorbeeld dat je zelf kunt controleren
Stel: een groothandel typt elke week zes uur aan orderbevestigingen over. De medewerker kost € 35 per uur aan werkgeverslasten. Dat is € 210 per week, ongeveer € 10.900 per jaar. Een pilot van € 4.950 is dan in iets meer dan vijf maanden terugverdiend — nog zonder de fouten die nu in de voorraad sluipen.
Dat is de rekensom die je moet maken, en die moet je maken vóórdat je een offerte accepteert. Vraag een leverancier altijd om die som samen met jou in te vullen. Wie dat niet kan of wil, verkoopt software in plaats van een oplossing.
Hoe je het klein houdt
- Begin met één proces. Niet met een afdeling, niet met een strategie. Eén proces, één eigenaar, één meetbaar resultaat.
- Kies het proces met volume. Iets dat twintig keer per dag gebeurt, levert meer op dan iets dat twee keer per maand langskomt.
- Vermijd koppelingen in ronde één. Eerst bewijzen dat de uitkomst klopt, dan pas wegschrijven naar je systemen.
- Laat een mens controleren. Een concept dat gecontroleerd wordt, kost de helft van een automaat die gegarandeerd goed moet zijn.
- Spreek een stopmoment af. Na de pilot: doorgaan of stoppen. Zonder stopmoment wordt een experiment een verplichting.
Wat je meestal niet moet kopen
- Een strategiedocument. Nuttig voor een directie met een meerjarenplan, zinloos als je gewoon wilt dat de offertes sneller gaan.
- Een zelfgetraind model. Voor bijna alle mkb-processen is een bestaand model met jouw documenten erbij genoeg. Trainen is duur, traag en meestal overbodig.
- Een platformlicentie per gebruiker. Je betaalt dan voor toegang tot je eigen proces, en stopt nooit met betalen.
Onze eigen tarieven staan op de pagina tarieven. Daar staat ook wat er los bij komt, zodat je niet na drie maanden een factuur krijgt die je niet had verwacht.